Ao contrário do que ocorre com a licitação convencional, em que a responsabilidade pelas decisões é dividida entre os membros da Comissão de Licitação, adotou-se no pregão a figura de um só agente decidindo, sendo auxiliado apenas na execução das tarefas pela equipe de apoio. O pregoeiro coordena os trabalhos da equipe de apoio, mas decide sozinho.
Nesse cenário, é comum surgirem indagações sobre o nível de responsabilidade dos membros da equipe de apoio, diante de irregularidades praticadas pelo pregoeiro. A resposta está numa exata compreensão do equilíbrio que o Direito Administrativo estabeleceu entre o princípio da hierarquia e o princípio da legalidade: os membros da equipe de apoio só respondem diante de ato manifestamente ilegal praticado pelo pregoeiro. É que, em tais circunstâncias, compete ao agente público que integra a equipe de apoio, conhecendo da manifesta ilegalidade, recusar-se ao cumprimento da ordem e representar à autoridade superior.
Logo, diante de simples dúvida na aplicação da norma, os membros da equipe de apoio devem informar ao pregoeiro e aguardar a sua deliberação. Somente se for convencido da ilegalidade do procedimento é que deve o membro resguardar sua responsabilidade mediante representação à autoridade superior. Na forma da legislação em vigor, na esfera federal, essa representação deve ser entregue ao pregoeiro, mas dirigida à autoridade que o designou. Esse procedimento se impõe para resguardar o princípio da hierarquia e permitir ao pregoeiro exercer o juízo de retratação.
Assim, como há apenas a figura de um responsável, cabe ao pregoeiro a assinatura do edital, bem como a conferência e concordância com este, pois, após assinado, o pregoeiro não poderá alegar que não o elaborou, já que é parte de sua atribuição.
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