A responsabilidade do pregoeiro é de levar o certame na forma mais proba possível. Compete a ele agir de forma imparcial, zelando pela legalidade do certame que conduz. O pregoeiro é quem toma as decisões do pregão – impugnação, habilitação, aceitabilidade da proposta, aplicação de legislação, sessão de julgamento, decidir o vencedor. Em linhas gerais, ele é o responsável pelo andamento correto do certame.
A definição do objeto é fruto da necessidade da Administração. Cada setor de um órgão possui necessidades exclusivas. Por consequência, cada um deles precisará de objetos diferentes. Assim, essa definição não é feita por uma única pessoa. Cabe ao responsável pelo setor definir o objeto mais adequado às necessidades e encaminhá-lo a autoridade competente para que providencie a licitação e elabore o edital.
Os membros da equipe de apoio só respondem diante de ato manifestamente ilegal praticado pelo pregoeiro, pois compete ao agente público que integra a equipe de apoio, conhecendo da manifesta ilegalidade, recusar-se ao cumprimento da ordem e representar à autoridade superior.
Trago mais informações a respeito dos temas no livro Sistema de Registro de Preços e Pregão Presencial e Eletrônico, 4ª ed., Editora Fórum, 2011