Observe que o artigo 3º, § 2º, I, coloca o convite a outros órgãos como sendo facultativo ao órgão que adere ao SRP. Trata-se de uma boa prática de gestão para a diminuição dos custos e favorecimento da economia de escala.
Importante destacar que o convite é para que os órgãos e entidades façam parte do Registro não como caronas, mas sim como órgãos participantes, os quais tem possibilidade de decisão nas especificações técnicas a serem feitas.
A ênfase a ser dada a tal convite dependerá do interesse de cada órgão. É consabido que a burocracia e o excesso de estratificação hierárquica têm levado à demora nas respostas e, evidentemente, não pode o órgão que arca com a nobre missão de implantar o SRP ficar aguardando respostas de estruturas administrativas anacrônicas.
Em termos práticos, sugere-se:
1. promover convite para participar de reunião, visando à implantação de SRP. Esse procedimento teria tanto a finalidade do inciso I, em comento, quanto a do inciso IX, do mesmo artigo;
2. definir prazo para a declaração de interesse de participação e, desde logo, a data de reunião. A experiência tem demonstrado que órgãos com estruturas anacrônicas e extremamente burocratizados que ficam pedindo prorrogações de prazos serão constantemente obviadores à implantação de idéias novas. A ausência de resposta e de participação pode, até, ser conveniente;
3. informar, desde logo, se o órgão gerenciador pretende ser remunerado pelos serviços de implantação, administração e controle do SRP, encaminhando nesse caso a proposta de convênio;
4. se o órgão já está participando de outro SRP promovido pelo gerenciador, neste convite já pode ser solicitada a remessa da expectativa de consumo, informando desde logo a área de objeto a ser implantado.
Como esclarece a norma, o convite pode ser feito mediante correspondência eletrônica ou outro meio eficaz, como tal entendido inclusive carta postal. O reforço por telefone é indicado. A propósito, o gerenciador não pode decidir quem pode ou não ser carona. O Decreto não concedeu ao gerenciador a possibilidade de restringir o uso da proposta mais vantajosa, exceto se houver falha grave no registro.
Não havendo o convite, não é necessário que essa decisão conste no processo. É sim necessária tal manifestação quando convidados outros órgãos, devendo o órgão gerenciador declarar que o processo está sendo feito em conjunto, especificando os órgãos que aderiram ao SRP.