A Tomada de contas especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal, apurar fatos, quantificar o dano, identificar os responsáveis e obter o respectivo ressarcimento. Este conceito foi estabelecido pelo Tribunal de Contas da União na Instrução Normativa nº 71/2012 que tratou da instauração, da organização e do encaminhamento das TCEs. A norma, também, dispõe:
Muitas vezes o gestor terá dúvida sobre a necessidade de instaurar ou não a TCE. Instaurar um processo de TCE significa formalizar o início das apurações e pode ocorrer de ofício, por determinação do Tribunal de Contas, ou por iniciativa de autoridade do próprio órgão jurisdicionado. O fato ensejador da TCE pode ser verificado pela própria autoridade, – hipótese mais frequente, – pelo Tribunal de Contas ou noticiado em denúncia.
Quando a autoridade verifica o fato, segue o rito próprio, formalizando seu registro em ofício, determinando a autuação do processo de TCE e designando a Comissão. Questão que sempre desperta interesse é a decisão a ser adotada entre as alternativas de constituir comissão de TCE em caráter permanente ou temporário.
Sendo comum a ocorrência de TCE – por exemplo, órgão repassador de muitos convênios –, recomenda-se que, sempre que possível, possua em seus quadros uma comissão permanente que receba, inclusive, uma gratificação – a ser instituída por lei – proporcional ao volume de trabalho.
No livro Tomada de Contas Especial – Ed. Fórum – 7ª edição, foram elencadas algumas vantagens da instituição da comissão permanente, como a possibilidade de treinar os servidores – porque a tarefa é complexa – para essa atividade, inclusive com participação em cursos, estudo da legislação e acompanhamento da jurisprudência dos Tribunais de Contas. Com uma comissão permanente, também é possível uma melhor definição de responsabilidades dentro do elenco de funções do cargo e a redução dos constrangimentos decorrentes da instauração e comentários sobre o rigor ou não das pessoas escolhidas para apurar determinado fato.
Recentemente, a Secretaria de Esporte do Distrito Federal instituiu sua comissão permanente de Tomada de Contas Especial, responsável pela descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, o exame da suficiência e da adequação das informações, bem como a evidenciação do nexo causal entre a situação que deu origem ao dano e a conduta ilegal, ilegítima ou antieconômica da pessoa física ou jurídica a quem se imputa a obrigação de ressarcir ao erário. A norma estabeleceu algumas competências para a comissão, dentre elas:
Art. 3º […]
I – exercer suas atividades com imparcialidade, assegurando o sigilo necessário à elucidação dos fatos;
II – levantar ou fazer levantar o valor atualizado dos danos;
III – tomar depoimentos a termo, promovendo as apurações necessárias;
IV – coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos;
V – realizar diligências com o intuito de colacionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade;
VI – expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar deste o interesse em apresentar, conforme o rito estabelecido, alegações de defesa ou razões de justificativas, ou, ainda, ressarcir os prejuízos.
[…]1
A norma ainda definiu os três servidores que comporão a comissão. Um importante passo rumo à melhoria do controle no âmbito do órgão público.
1 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Instrução Normativa nº 71, de 28 de novembro de 2012. Dispõe sobre a instauração, a organização e o encaminhamento ao Tribunal de Contas da União dos processos de tomada de contas especial. [Atualizada pela IN no 76 de 23 de novembro de 2016 e Acórdão nº 957/2017-TCU-Plenário, de 17/5/2017]. Disponível em: http://tcu.gov.br/INT2012ajustada. Acesso em: 28 jun. 2019.
2 DISTRITO FEDERAL. Secretaria de Estado do Esporte e Lazer. Portaria nº 53, de 26 de junho de 2019. Diário Oficial do Distrito Federal: seção 1, Brasília, DF, ano 48, nº 120, p. 20, 28 jun. 2019.