A Tomada de contas especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal, apurar fatos, quantificar o dano, identificar os responsáveis e obter o respectivo ressarcimento. Este conceito foi estabelecido pelo Tribunal de Contas da União na Instrução Normativa nº 71/2012 que tratou da instauração, da organização e do encaminhamento das TCEs. A norma, também, dispõe:
Art. 3º Diante da omissão no dever de prestar contas, da não comprovação da aplicação de recursos repassados pela União mediante convênio, contrato de repasse, ou instrumento congênere, da ocorrência de desfalque, alcance, desvio ou desaparecimento de dinheiro, bens ou valores públicos, ou da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao Erário, a autoridade competente deve imediatamente, antes da instauração da tomada de contas especial, adotar medidas administrativas para caracterização ou elisão do dano, observados os princípios norteadores dos processos administrativos.1
Muitas vezes o gestor terá dúvida sobre a necessidade de instaurar ou não a TCE. Instaurar um processo de TCE significa formalizar o início das apurações e pode ocorrer de ofício, por determinação do Tribunal de Contas, ou por iniciativa de autoridade do próprio órgão jurisdicionado. O fato ensejador da TCE pode ser verificado pela própria autoridade, – hipótese mais frequente, – pelo Tribunal de Contas ou noticiado em denúncia.
Quando a autoridade verifica o fato, segue o rito próprio, formalizando seu registro em ofício, determinando a autuação do processo de TCE e designando a Comissão. Questão que sempre desperta interesse é a decisão a ser adotada entre as alternativas de constituir comissão de TCE em caráter permanente ou temporário.
Sendo comum a ocorrência de TCE – por exemplo, órgão repassador de muitos convênios –, recomenda-se que, sempre que possível, possua em seus quadros uma comissão permanente que receba, inclusive, uma gratificação – a ser instituída por lei – proporcional ao volume de trabalho.
No livro Tomada de Contas Especial – Ed. Fórum – 7ª edição, foram elencadas algumas vantagens da instituição da comissão permanente, como a possibilidade de treinar os servidores – porque a tarefa é complexa – para essa atividade, inclusive com participação em cursos, estudo da legislação e acompanhamento da jurisprudência dos Tribunais de Contas. Com uma comissão permanente, também é possível uma melhor definição de responsabilidades dentro do elenco de funções do cargo e a redução dos constrangimentos decorrentes da instauração e comentários sobre o rigor ou não das pessoas escolhidas para apurar determinado fato.
Recentemente, a Secretaria de Esporte do Distrito Federal instituiu sua comissão permanente de Tomada de Contas Especial, responsável pela descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, o exame da suficiência e da adequação das informações, bem como a evidenciação do nexo causal entre a situação que deu origem ao dano e a conduta ilegal, ilegítima ou antieconômica da pessoa física ou jurídica a quem se imputa a obrigação de ressarcir ao erário. A norma estabeleceu algumas competências para a comissão, dentre elas:
Art. 3º […]
I – exercer suas atividades com imparcialidade, assegurando o sigilo necessário à elucidação dos fatos;
II – levantar ou fazer levantar o valor atualizado dos danos;
III – tomar depoimentos a termo, promovendo as apurações necessárias;
IV – coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos;
V – realizar diligências com o intuito de colacionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade;
VI – expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar deste o interesse em apresentar, conforme o rito estabelecido, alegações de defesa ou razões de justificativas, ou, ainda, ressarcir os prejuízos.
[…]1
A norma ainda definiu os três servidores que comporão a comissão. Um importante passo rumo à melhoria do controle no âmbito do órgão público.
1 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Instrução Normativa nº 71, de 28 de novembro de 2012. Dispõe sobre a instauração, a organização e o encaminhamento ao Tribunal de Contas da União dos processos de tomada de contas especial. [Atualizada pela IN no 76 de 23 de novembro de 2016 e Acórdão nº 957/2017-TCU-Plenário, de 17/5/2017]. Disponível em: http://tcu.gov.br/INT2012ajustada. Acesso em: 28 jun. 2019.
2 DISTRITO FEDERAL. Secretaria de Estado do Esporte e Lazer. Portaria nº 53, de 26 de junho de 2019. Diário Oficial do Distrito Federal: seção 1, Brasília, DF, ano 48, nº 120, p. 20, 28 jun. 2019.
