Assentamento Funcional Digital e regras de registro de pessoal

por J. U. Jacoby Fernandes

Os avanços da tecnologia da informação, a rapidez de acesso a dados eletrônicos e a capacidade de armazenamento de informações nos meios digitais provocaram uma revolução na gestão de dados no mundo. O processamento de informações por meios digitais permite uma gestão mais segura dos dados e um repositório de documentos que podem facilitar a busca, o acesso e a guarda desses arquivos.

No âmbito da gestão de pessoal da Administração Pública, uma medida foi pensada para garantir racionalizar a gestão das informações: foi criado o Assentamento Funcional Digital – AFD, um repositório digital dos documentos do servidor público federal, considerado fonte primária da informação, que substituirá a tradicional pasta funcional física. O armazenamento de dados será feito em repositório central, no Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – MP, com acesso pela internet e regras de segurança.

A Secretaria de Gestão de Pessoas do Ministério do Planejamento publicou recentemente a portaria que criou o AFD no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal – SIPEC para os servidores públicos federais, empregados públicos, contratados temporariamente, residentes, estagiários, militares de ex-territórios e os participantes do Programa Mais Médicos. A norma também aplica-se  aos policiais e bombeiros militares e policiais civis do Distrito Federal.

Fica a cargo das unidades de gestão de pessoas dos órgãos e entidades integrantes do SIPEC a implantação do Assentamento Funcional digital por meio da  inclusão de novos documentos funcionais e da digitalização do conjunto de documentos não digitais relativos à vida funcional do servidor, na forma que se encontram em cada unidade de gestão de pessoas. Para a operacionalização do AFD, a Secretaria de Gestão de Pessoas – SGP do Ministério do Planejamento promoverá a capacitação de servidores. Para fins de organização, a portaria dispõe:

Art. 4º O AFD será único por CPF, admitindo-se mais de um vínculo funcional, cabendo aos órgãos e entidades do SIPEC a responsabilidade pela inclusão de documentos e respectiva atualização.

• 1º O Assentamento Funcional Digital do servidor será gerado automaticamente pelo sistema de gestão, quando de seu cadastramento no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos – SIAPE.
• 2º Os documentos dos beneficiários de pensão farão parte do AFD do instituidor da pensão.
• 3º Nos casos de cessão, lotação provisória, exercício descentralizado de carreira e remoção, os assentamentos funcionais digitais devem ser compartilhados entre as unidades envolvidas no sistema de gestão do AFD, observado o seguinte:

I – é obrigatório ao órgão de origem efetuar o compartilhamento do assentamento funcional digital no momento que houver registro no SIAPE; e

II – os documentos não digitais deverão permanecer arquivados no arquivo apropriado do órgão que realizou a digitalização.¹

A norma, por fim, apresenta a “Declaração de Conclusão de Digitalização do Legado”, documento que deverá ser utilizado no momento do arquivamento das pastas funcionais, após a digitalização estabelecida na norma.

¹ MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO. Secretaria de Gestão de Pessoas. Portaria nº 09, de 1º de agosto de 2018. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 03 ago. 2018. Seção 1, p. 63.